Quản lý iPhone, iPad trong doanh nghiệp không khó

Cùng với sự phổ biến các thiết bị họ i của Apple (iDevice), số nhân viên sử dụng điện thoại di động iPhone và máy tính bảng iPad cho công việc ngày một nhiều. Bài viết giới thiệu một số cách thức quản lý các thiết bị này cho hiệu quả.

Các nhân sự thuộc bộ phận phụ trách về công nghệ thông tin (CNTT) trong doanh nghiệp gần đây đều có chung một mối ưu tư về việc nhân viên sử dụng thiết bị chạy hệ điều hành iOS của Apple ngày một nhiều. Họ nói họ có thể bảo bật cho các thiết bị bằng cách sử dụng Exchange hoặc các công cụ quản lý thiết bị di động khác, nhưng điều họ thật sự lo lắng là việc hỗ trợ iPad và iPhone sẽ ngày càng trở thành gánh nặng. Với việc Apple luôn ở trong tình trạng không có đủ hàng bán, không sớm thì muộn, nhiều nhân viên sẽ có nhu cầu sử dụng iPad, iPhone trong công việc hàng ngày. Thực ra cũng không cần quá lo lắng về điều này.

Điểm mấu chốt trong các cài đặt này là bảo mật: Các nhân viên IT có thể hoàn toàn kiểm soát được cách thức mà người dùng sử dụng mật khẩu truy cập hệ thống của họ. Nhược điểm của công cụ iPhone Configuration Utility là nó không thể tự động cập nhật các hồ sơ đang được kích hoạt, người dùng phải tải về phiên bản mới nhất để cập nhật. Có thể thấy được rằng chỉ trừ khi doanh nghiệp muốn tự thiết lập chính sách bảo mật cho máy chủ của mình, Apple đã cung cấp những hướng dẫn và sử dụng các giao thức SCEP, Cisco IOS hoặc tương thích với cả nền tảng Windows Server của Microsoft. Và cho tới giờ, các nền tảng di động khác như BlackBerry, Android .v.v… vẫn chưa cung cấp được cơ chế người dùng tự tạo hồ sơ như iOS.

Các ứng dụng doanh nghiệp

Một điểm hay khác của việc để người dùng chủ động là doanh nghiệp có thể tạo ra hoặc khuyến khích người dùng truy cập tới các trang web có chứa đường dẫn của các ứng dụng khuyên dùng. Apple cũng đã tạo ra một phiên bản web mini của iTunes và liệt kê tại đó danh sách các phần mềm ứng dụng dành cho doanh nghiệp. Khi người dùng nhấn chuột phải vào biểu tượng ứng dụng trên iTunes và chọn Copy Link ở menu ngữ cảnh, họ sẽ được đưa tới iTunes Store tương tự trên thiết bị iOS họ dùng để mua và tải ứng dụng. Qua đó, doanh nghiệp có thể khuyến khích người dùng sử dụng các ứng dụng mà họ cho là tốt cho doanh nghiệp. Ở phương diện này, người dùng Android cũng có thể làm được những điều tương tự trên Google Android Market. Mua và tải ứng dụng kiểu này đang là cách thuận tiện nhất hiện nay, iTunes gửi email hóa đơn cho người mua. Nhưng nếu doanh nghiệp muốn quản lý việc mua bán ứng dụng kiểu này của nhân viên, Apple cũng cung cấp khả năng quản lý tập trung và theo dõi việc mua bán các ứng dụng thông qua Business App Store. Trong trường hợp doanh nghiệp muốn quản lý chặt chẽ một ứng dụng nào đó, bạn có thể thiết lập các chính sách cho việc đó nhưng như thế cũng là một cách hạn chế nhân viên sử dụng thiết bị cá nhân. Mà chắc rằng với việc ít phải hỗ trợ kỹ thuật đồng nghĩa với việc chi phí giảm, các doanh nghiệp sẽ muốn số người dùng thiết bị di động cài hệ điều hành iOS ngày càng nhiều hơn trong doanh nghiệp mình.

Giải quyết vấn đề phát sinh

Mặc dù là nền tảng di động cần ít hỗ trợ kỹ thuật nhất cho tới nay, song việc giải quyết các vấn đề phát sinh trên iOS là không thể tránh khỏi. Bộ phận CNTT nên có sẵn các giải pháp xử lý cho các trường hợp có thể xảy đến đối với người dùng loại thiết bị này trong doanh nghiệp mình. Hãy thử xem xét các vấn đề và giải pháp sau:

Khi dịch vụ đám mây iCloud của Apple chính thức đi vào hoạt động trong tháng này, nó sẽ tự động sao lưu toàn bộ cài đặt của người dùng thông qua Apple ID hay tài khoản iCloud. iTunes vẫn theo dõi và lưu giữ dữ liệu liên quan đến ứng dụng và nội dung người dùng mua bán hoặc tải về qua nó, và những ứng dụng và nội dung này có thể được tải lại miễn phí khi thiết bị của người dùng bị trục trặc. Thậm chí người dùng có thể tải về các dữ liệu này vào thiết bị mới của họ trong trường hợp thiết bị cũ bị mất. iTunes lưu trữ dữ liệu người dùng cũng như các thiết lập cài đặt của họ. Do vậy, với việc định kỳ đồng bộ trên iTunes, người dùng có thể tự sao lưu và phục hồi thiết bị bị hỏng hay chuyển chúng sang thiết bị mới nếu cần. Việc này hứa hẹn còn tiện lợi hơn nữa với tính năng đồng bộ không dây của hệ điều hành iOS 5.iOS không hiển thị hệ thống file (các file này được lưu trong các dữ liệu của ứng dụng như một biện pháp bảo mật), do vậy có khả năng người dùng sẽ bối rối khi muốn đính kèm dữ liệu vào email hoặc tương tự khi muốn đưa dữ liệu vào ứng dụng đang chạy. Với iOS bạn nên bắt đầu từ chính dữ liệu khiến bạn muốn xử lý. Ví dụ, muốn gửi đi một bức ảnh, bạn vào ứng dụng Photo, chọn bức ảnh cần gửi rồi dùng tính năng Share mà ứng dụng cung cấp để gửi nó qua email. Hầu hết các ứng dụng có hệ thống menu điều khiển khá giống nhau. Tương tự như vậy, để di chuyển file qua ứng dụng khác, bạn tìm menu Open In (bạn có thể thấy menu này khi chạm vào tài liệu hoặc nhấn giữ ngón tay trên màn hình mở tài liệu đó) hoặc dùng một số phương pháp đặc thù mà ứng dụng đó cung cấp. Đa số ứng dụng liên quan đến xử lý tài liệu văn phòng đều hỗ trợ Open In.Nếu một nhân viên gặp vấn đề mà không có trợ giúp kỹ thuật ở gần đó thì có thể sử dụng ảnh chụp màn hình và dùng email gửi chúng tới nơi quy định. Với các thiết bị sử dụng iOS thao tác này rất đơn giản, bạn chỉ việc nhấn giữ phím nguồn và phím Home cùng một lúc để chụp ảnh màn hình, bức hình này sẽ nằm trong thư mục Camera Roll của ứng dụng chụp ảnh.Nhiều ứng dụng cung cấp các tùy chọn duyệt nhanh, chỉ cần nhấn vào phía trên của màn hình ứng dụng là bạn sẽ được đưa tới vị trí trên cùng của nội dung ứng dụng đang mở (ví dụ như danh sách email).Một số thao tác đa chạm phổ biến: dùng một ngón tay để cuộn trong ứng dụng, dùng 2 ngón tay để phóng to thu nhỏ hình ảnh, nhấn nút Home 2 lần liên tiếp để mở thanh quản lý tác vụ đa nhiệm, chuyển qua lại giữa các ứng dụng bằng cách nhấn vào biểu tượng của chúng hoặc tắt đi một cách đơn giản.

Nếu bạn đang là người phụ trách CNTT tại doanh nghiệp và lo lắng vì trào lưu nhân viên sử dụng thiết bị di động Apple đang tăng cao thì cũng đừng nên “ưu tư” quá. Việc hỗ trợ và quản lý các thiết bị này dễ hơn là bạn nghĩ. “Mánh” để giảm phiền toái của việc hỗ trợ này chính là cung cấp thêm nhiều tùy chọn để nhân viên của bạn tự thao tác và trải nghiệm.

Theo PCWorld VN